El espacio de trabajo puede quedar pequeño con el pasar del tiempo, o incluso nos podemos dar cuenta de que hace falta un cambio de ambiente y de decoración para hacer nuestro trabajo más ameno.
Pero elegir el espacio o la decoración adecuada para remodelar tu oficina es todo un reto, ya que esto puede afectar tanto la comodidad de los empleados como la percepción de los clientes. Es por eso que antes de remodelar tu oficina debes responder estas 6 preguntas claves.
Preguntas antes de remodelar una oficina
Cuando se elige un lugar de trabajo se debe tomar en cuenta diversos factores como la locación, el tamaño y el tipo de decoración. Pero pensando en que la intención es remodelar la oficina y no mudarse de sede, debes considerar realizar las siguientes preguntas:
¿Cuál es tu presupuesto?
El poder establecer una base sobre la cantidad de dinero que estás dispuesto a gastar en la remodelación de tu oficina es fundamental. Una vez sepas cuál es tu presupuesto se podrá trabajar en base a él, pero siempre iniciando por lo más urgente que se deba cambiar, comprar o incluso almacenar.
Deberás considerar tanto el presupuesto de remodelación, incluyendo el material y la mano de obra que necesitarás, así como los costos ocultos que puedas encontrar. Lo recomendable es siempre incluir un margen de diferencia para prevenir otros gastos dentro del presupuesto.
¿Hay cosas (muebles, aparatos tecnológicos, etc) que no necesitas por ahora?
Es posible que con el pasar de los años hayas terminado acumulando tanto papeles como muebles o aparatos tecnológicos que ya ni siquiera utilices y se apilan en una esquina.
Para los muebles y las decoraciones que te puedan seguir siendo útiles siempre puedes darle una segunda vida con tapicería y pintura nueva. En cuanto a los aparatos tecnológicos podrías ofrecerlos en una venta de garaje y si es un artefacto que consideres necesario plantearte cambiarlo por uno más moderno.
Sin embargo, muchas veces pasa que no utilizamos alguna decoración, un cuadro especial por ejemplo, o incluso que tenemos muchas fotos, muebles o artefactos de los cuales no nos queremos deshacer pero que no podemos seguir manteniendo en nuestro espacio de trabajo por razones de espacio y de decoración. En este caso la mejor solución es optar por alquilar un almacén o un mini depósito en donde podamos guardar de manera segura todas esas pertenencias.
¿Los socios o clientes te visitan regularmente?
Si en tu oficina recibes invitados importantes necesitarás un espacio o sala de recepción y una sala de reuniones. No importa si tus invitados, socios o clientes, son ocasionales, lo mejor es estar preparado para esas situaciones y poder dar una buena impresión que genere confianza.
Para la decoración considera un ambiente cálido con pequeños toques que puedes dar con obras de arte personalizadas.
¿Tus colaboradores tienen un lugar cómodo para almorzar?
Debes tener en cuenta que tus trabajadores necesitan un lugar cómodo para almorzar o comer en la oficina. Incluso debes tener en cuenta si es necesario incluir algunos artefactos como una cafetera, microondas y refrigerador, además de la mesa y las sillas para comer.
Es importante tener en cuenta la manera en que los colaboradores hacen vida en la oficina para poder remodelar el espacio de la mejor manera. Considera si la mayoría almuerza en la oficina o no, e incluso si necesitan un espacio para distraerse durante el descanso, de manera que puedan ser productivos.
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¿Hay alguna habitación de la oficina que no se le está dando el uso debido?
Es importante que se le de el mejor uso a cada espacio de la oficina, aprovechándolo al máximo. Si existe alguna habitación de la oficina que no se le dé el uso adecuado debes evaluar la mejor manera de remodelarlo y re ubicar las cosas de esa habitación en un almacén.
No temas a hacer cambios y se práctico a la hora de tomar decisiones sobre el espacio que tienes en la oficina y cómo utilizarlo. Lo importante es implementar los cambios que se adecuen a las nuevas necesidades de tu negocio.
¿Cuánto esperas que crezca tu empresa en los siguientes 2, 3 o 5 años?
Independientemente de que la oficina sea de un pequeño negocio familiar o una importante empresa, es necesario que consideres los planes a futuro, hacia dónde quieres ir. De esta manera debes tomar en cuenta dejar espacios libres si consideras una expansión de la oficina a corto o mediano plazo, pero esto lo debes hacer sin que queden grandes espacios vacíos o desocupados, al menos por mucho tiempo.
También puedes tener en cuenta los factores de crecimiento a largo plazo para tu oficina, esto dependerá del tipo de negocio y el área. Los espacios los puedes reacomodar a medida que crezca el negocio siempre y cuando lo consideres al momento de remodelar, en especial si decides ampliar o disminuir una habitación.
Beneficios de remodelar tu oficina
Son muchos los beneficios de remodelar la oficina. En principio es una actualización con la cual podrás dar una mejor imagen de la compañía a tus socios y clientes, pero también influye el poder generar una mayor comodidad para los colaboradores o trabajadores, e incluso a sí mismo, para poder trabajar de una manera más productiva en la oficina.
Además el remodelar la oficina te permite prepararte para el crecimiento de la empresa, organizando toda la estructura, apartando todo lo que ya no necesitas y pensando a largo plazo en la posible ampliación.
