Seas empresa grande, empresa pequeña, oficina o persona natural y tengas archivos que van creciendo poco a poco necesitarás organizarlos. Es necesario que sepas cómo organizar los papeles de tu casa, pues de no ser así el estrés por encontrar tan solo un papel va a ir acabando tu salud poco a poco; el desorden te hará perder tiempo y lo peor es que todo ocupa más espacio porque no tiene su propio lugar sobre todo en caso tu departamento sea pequeño y necesites ahorrar espacio.
Lo que necesitas para saber cómo organizar documentos, es un sistema, puedes basarlo en colores, códigos, como gustes; solo necesitas que sea eficiente y sencillo. Si te resulta complicado crear tu propio sistema, aquí te explicamos unos tips bastante sencillos y realmente eficientes.
Tips más eficaces para organizar tus archivos
Aquí algunas ideas para organizar tus documentos.
1.- Apunta todo lo que hagas
Si quieres poner una especie de código para acceder a los ficheros, o quizá establecer un sistema, necesitarás apuntar lo que significa y especificar las instrucciones; pues por ser varios papeles por organizar, podrás olvidarte de lo que significa. De esta manera también podrán otras personas –que tienen acceso a tus archivos- entender tu sistema.
2.- Con un sello, estampa la fecha en todo lo que ya esté archivado
Deberás hacer esto en el mismo lugar para todo documento, así no habrá confusiones. Se recomienda que sea en la parte superior para que puedas ubicarlos de manera más rápida.
3.- Utiliza ficheros diferentes
Esto es en el caso de que tengas muchos archivos, así podrás tener un fichero para cada proyecto. Asegúrate de ubicar los más recientes en la parte de más fácil acceso.
4.- Usa fólderes de diferentes colores
Esto te va a ayudar mucho, puedes usar los colores que más te gusten y así identificar tus documentos de manera rápida.
5.- Usa el etiquetado de fólderes
Si compras esos fólderes que vienen con ficheros es mejor, pues te ahorra tiempo. Solo debes usarlas y así podrás guardar y buscar los documentos en orden.
6.- Verifica y ordena tu sistema semanalmente
Todas las semanas debes verificar que todo lo has hecho esté en orden. Quizá se te pasó alguna fecha y si la dejas pasar más semanas todo el sistema caerá. Hay que tener mucho cuidado, porque el orden es la prioridad.
7.- No uses tu escritorio
Erróneamente muchos organizan sus documentos por encima del escritorio, lo cual -usualmente- termina en un desastre. Los archivos no se pierden si se ubican en el lugar que corresponde.
8.- No tengas miedo de triturar algunos documentos
Si tienes documentos que realmente no te sirven, que nunca has buscado y que solo sirven de relleno en tu oficina, no tengas miedo de deshacerte de ellos. Primero debes identificar qué cosas no necesitas y sacarlas de tu oficina así podrás ahorrar mucho espacio y dar pase a otros con alta relevancia.
9.- Busca las mejores condiciones del ambiente donde guardar tus documentos importantes
Si en tu casa guardas muchos archivos de tu oficina, o si tu casa es tu oficina debes tener mucho cuidado con diversos factores que podrían arruinar tus documentos. Entonces, ¿dónde guardar documentos importantes? pues debes tener en cuenta múltiples factores. El principal problema que debes evitar es la humedad, pues muchas casas tienen problemas de humedad subterránea, donde es mucho más probable que tus muebles, artefactos y documentos terminen estropeados y en el menor de los casos, terminen con un olor desagradable a humedad. Por un lado, podrás deshacerte del olor a humedad de tus muebles fácilmente, pero en caso tus archivos terminarán obviamente húmedos y se echarían a perder.
Por otro lado, muchas personas deciden guardar sus documentos antiguos en el sótano de sus viviendas, pese a que corre con el riesgo de inundarse, este es otro factor para tener en cuenta. Entonces, recomendamos que recurras a un servicio de almacenamiento, uno especial para ti, que posea todos estos tips como beneficios.
En caso quieras archivar documentos antiguos
¿Cómo conservar documentos antiguos? Esos de los que no quieres deshacerte, pero sabes que necesitas seguir guardándolos por al menos un buen tiempo más y necesariamente en buen estado. Sin embargo, para este caso, las condiciones ambientales son mucho más exigentes, nos referimos específicamente a un buen control de humedad y ventilación, y lejos de contaminantes industriales, para lo cual sería excelente buscar un depósito externo a nosotros.
Comúnmente los archivos que queremos guardar por bastante tiempo son guardados en un ambiente de nuestra casa que no usamos; sin embargo, ¿qué hacemos cuando tenemos la casa ya muy repleta? ¿Dónde encontramos un ambiente con un excelente control de humedad, sin riesgo a algún accidente como incendio o inundación? ¿Un lugar a dónde pueda ingresar las veces que sean necesarias para mí y tenga la seguridad de que nadie más tendrá acceso? Nosotros contamos con ese espacio para ti, visítanos en deposegurostaging.com o llámanos al (01) 241-0487 y entérate de otros beneficios que brindamos.
